SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEMERINTAHAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEMERINTAHAN “Kepemimpinan dalam Sistem Informasi Manajemen Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi”

BAB I

PENDAHULUAN

Kepemimpinan dipahami sebagai segala daya dan upaya bersama untuk menggerakkan semua sumber dan alat (resources) yang tersedia dalam suatu organisasi. Untuk itu dapat dikatakan bahwa sukses tidaknya suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sengat tergantung atas kemampuan pempinannya untuk menumbuhkan iklim kerja sama agar dengan mudah dapat menggerakkan sumber daya tersebut, sehingga dapat mendayagunakannya dan dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem yang menyediakan informasi untuk kebutuhan pimpinan tingkat menengah (manajer), baik pada unit-unit kerja maupun pada sub-unit dalam lingkungan organisasi. SIM menggunakan data dari sistem pengolahan transaksi bersama dengan data lainnya, untuk diolah menjadi laporan tertentu. Sistem Informasi Manajemen (SIM) sering juga disebut sebagai Management Reporting System (MRS) atau sistem pelaporan manajeman, karena sistem ini menghasilkan berbagai macam laporan untuk kepentingan manajemen, terutama tentang berbagai hal yang berkaitan dengan pengelolaan, pengontrolan, dan pengembangan organisasi.

 BAB II

PEMBAHASAN

A.           KONSEP DASAR KEPEMIMPINAN

Kepemimpinan dipahami sebagai segala daya dan upaya bersama untuk menggerakkan semua sumber dan alat (resources) yang tersedia dalam suatu organisasi. Untuk itu dapat dikatakan bahwa sukses tidaknya suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sengat tergantung atas kemampuan pempinannya untuk menumbuhkan iklim kerja sama agar dengan mudah dapat menggerakkan sumber daya tersebut, sehingga dapat mendayagunakannya dan dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Di dalam lingkungan organisasi, kepemimpinan terjadi melalui dua bentuk, yaitu: kepemimpinan formal (formal leadership) dan kepemimpinan informal (informal leadership). Kepemimpinan formal terjadi apabila di lingkungan organisasi jabatan otoritas formal dalam organisasi tersebut diisi oleh orang-orang yang ditunjuk atau dipilih melalui proses seleksi. Sedangkan kepemimpinan informal terjadi, dimana kedudukan pemimpin dalam suatu organisasi diisi oleh orang-orang yang muncul dan berpengaruh terhadap orang lain karena kecakapan khusus atau berbagai sumber yang dimilikinya dirasakan mampu memecahkan persoalan organisasi serta memenuhi kebutuhan dari anggota organisasi yang bersangkutan.

Kepemimpinan yang efektif dapat ditunjukkan dengan kemampuan seseorang dalam membaca situasi dan kondisi yang berkaitan dengan iklim kerja dalam sebuah organisasi yang ditunjukkan, misalnya dengan tinggi-rendahnya angka ketidakhadiran bawahan dalam bekerja, banyak-sedikitnya pengawai yang minta berhenti, rendahnya kedisiplinan kerja pegawai, tinggi-rendahnya produktivitas kerja pegawai dan banyak-sedikitnya keluhan pengawai, baik yabg disampaikan secara terang-terangan maupun secara sembunyi-sembunyi. Seorang pemimpin harus mampu memberikan dorongan kepada anggota kelompoknya untuk bekerja dengan penuh rasa tanggung jawab serta dapat bekerjasama untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

 B.            SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

            Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem yang menyediakan informasi untuk kebutuhan pimpinan tingkat menengah (manajer), baik pada unit-unit kerja maupun pada sub-unit dalam lingkungan organisasi. SIM menggunakan data dari sistem pengolahan transaksi bersama dengan data lainnya, untuk diolah menjadi laporan tertentu. Sistem Informasi Manajemen (SIM) sering juga disebut sebagai Management Reporting System (MRS) atau sistem pelaporan manajeman, karena sistem ini menghasilkan berbagai macam laporan untuk kepentingan manajemen, terutama tentang berbagai hal yang berkaitan dengan pengelolaan, pengontrolan, dan pengembangan organisasi.

Beberapa karakteristik utama dari SIM adalah:

• Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, dimana prosedur, pengambilan keputusan, arus informasi, format laporan dsb, sudah terdefinisi.
• Bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya.
• Menyediakan laporan untuk keperluan pengambilan keputusan
• Mempermudah akses informasi untuk keperluan manajemen

Pada organisasi yang telah mapan SIM biasa ditemukan dalam bentuk sistem informasi fungsional seperti: Sistem Informasi Personalia, Sistem Informasi Persediaan, Sistem Informasi Manufaktur, Sistem Informasi Keuangan, Sistem Informasi Pemasaran, dan berbagai sistem informasi lainnya sesuai dengan kebutuhan tiap-tiap unit kerja dalam lingkungan organisasi. Namun yang perlu ditekankan adalah sistem-sistem fungsional ini jangan sampai menjadi sistem yang ter-isolasi, berdiri sendiri, tanpa ada koneksi dengan sistem lainnya, karena sistem-sistem tersebut harus ber-sinergi dalam penyediaan informasi untuk kebutuhan manajemen organisasi.

C.           PENERAPAN TIK DALAM KEPEMIMPINAN PEMERINTAH DAERAH

Tuntutan tata kelola yang baik, benar dan transparan pada suatu pemerintahan semakin meningkat. Sebenarnya keinginan untuk mengembangkan tatakelola suatu organisasi bukan hal baru, tapi hal ini mencuat sejak awal tahun 2000.

Pemanfaatan IT pada pemerintahan bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan tata kelola organisasi yang lebih baik, sehingga mampu menyediakan layanan informasi tepat guna bagi stake holder. Layanan digitasi pemerintah dapat dilaksanakan melalui pemanfaatan internet. Misalnya layanan pengaduan masyarakat berbasis sms, absensi online (e-absensi), laporan kinerja SKPD (e-laporan),  persuratan (e-office) yang kesemua layanan tersebut terpublish pada web induk pemerintah daerah,  sekaligus bisa digunakan sebagai alat untuk monitoring dan evaluasi kinerja dilingkup Pemerintah tingkat satuan kerja perangkat daerah (SKPD).

Kondisi pemanfaatan IT pemerintahan pada saat ini masih terkesan semrawut dan sporadis, padahal secara teoritis, terdapat banyak manfaat dan kemudahan yang dapat dirasakan dengan pemanfaatan IT.  Bisa disimpulkan, pemanfaatan IT pemerintahan e-goevrnment belum optimal?  Hal ini disebabkan karena terdapat beberapa kendala. Kendala tersebut antara lain adalah kemampuan tingkat manajerial pemerintah yang sebagian besar tidak memiliki basis pengetahuan tentang teknologi informasi termasuk Internet, tidak adanya kesinambungan program saat ini dengan sebelumnya padalah dari sudut pandang efesiensi masih bisa di lanjutkan dengan melakukan peremajaan, kustomisasi tanpa perlu membuat program yang baru dimana substansi operasinya adalah sama dan perbedaannya sekedar istilah saja.

Tidak adanya perencanaan yang matang dimana efek yang ditimbulkan adalah pemborosan anggaran daerah, ada banyak kasus yang bisa dijadikan alasan bahwa masing-masing SKPD apakah itu badan, Dinas, Bagian, unit kerja dll memiliki paradigma beragam dalam menerapkan IT sehingga implementasi yang dilakukan terkesan berdiri sendiri, tidak terintegrasi padahal selayaknya sebuah organisasi yang memiliki banyak struktur harusnya berada dalam satu induk yang saling bersinergi, bagaimana mungkin keuangan tidak membutuhkan data kepegawaian yang ada di BKD begitupun sebaliknya.

Pimpinan yang paham dengan pemanfaatan IT namun tidak didukung dengan sumber daya manusia dan infrastruktur yang memadai juga menjadi masalah tersendiri dibuktikan dibeberapa daerah yang pemimpin daerahnya sangat paham betapa pentingnya IT dimasa kepemimpinannya menerapakan IT untuk pelayanan publik namun ketika masa kepemimpinannya berakhir digantikan dengan pimpinan yang baru maka apa yang telah dibangun sebelumnya tidak lagi digunakan atau bahkan di hentikan.

Budaya kerja di era informasi yang menuntut produktifitas dan kreatifitas dewasa ini, masih banyak pegawai pemerintah yang tidak mau beradaptasi dengan teknologi  ICT, mereka kebanyakan menggunakannya hanya sebagai trend  bahkan status sosial bukan sebagai kebutuhan apalagi untuk sebagai problem solving dari rutinitas kerja sehari-hari. Sering dijumpai baik kepala atau pimpinan jika terjadi masalah mereka mencari konsultan atau vendor membuat suatu kegiatan dengan label proyek yang semata-mata berorientasi pada keuntungan dan  bukan pemanfaatan.

Kendala lainnnya yaitu luasnya wilayah pemerintahan suatu daerah sehingga penerapan IT belum merata karena tidak semua staff bisa menggunakan komputer khususnya bagi kecamatan dan kelurahan yang ada di pelosok, perlu adanya tenaga khusus yang menjalankan media teresebut. Minimnya infrastruktur pendukung ICT seperti jaringan telepon dan listrik juga menjadi kendala, kondisi ini merupakan masalah yang perlu diatasi.

Kendala selanjutnya adalah persepsi yang salah terhadap internet. alasan yang sering didengar, mengapa para pegawai negeri sipil (PNS) enggan memanfaatkan internet karena pekerjaannya menjadi terganggu digunakan untuk hal lain seperti bermain game, sosial network, dll. Kondisinya cukup memprihatinkan. Artinya persepsi terhadap media ini masih keliru.

Setelah membahas sekian banyak kendala penerapan IT, saya menawarkan beberapa solusi untuk pemecahan masalah tersebut. Antara lain, perlu disadari dan dipahami betul bahwa pemerintah punya peran yang sangat penting dalam peningkatan penggunaan teknologi informasi dan komputer guna peningkatan kinerja yang tidak lain adalah untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

Dibutuhkan komitmen dan kesungguhan dari pemerintah untuk menerapakan IT untuk layanan publik. Untuk itu pendayagunaan teknologi komunikasi dan informasi, harus lebih dioptimalkan.

Kemudian pentingnya membuat perencanaan yang mantang pemerintah bisa memulainya melalui sebuah research atau penelitian dengan melibatkan akademisi, praktisi dan disiplin ilmu terkait  yang nantinya akan melahirkan masterplan ICT Pemerintah daerah yang berlaku hingga beberapa tahun mendatang, ini merupakan tindakan nyata untuk menggunting carut marutnya penerapan ICT yang berlangsung saat ini, bila tidak ingin kondisinya akan semakin parah. Dengan masterplan IT tersebut dirumuskan standarisasi, sinkronisasi, kolektifitas dan integrasi antara tiap unit, bagian, badan dinas dan lainnya lalu dijadikan sebagai pedoman, rujukan bagi siapapun, dan langkah tersebut harus diproteksi dalam sebuah kebijakan instruksional regional bila perlu dibuatkan lembaga khusus untuk itu yang langsung berada dibawah struktur pimpinan daerah. Jadi siapa? yang mengerjakan apa? terkait implementasi ICT harus berpedoman pada plan tersebut tak terkecuali vendor atau pihak ketiga bahkan pimpinan daerah berikutnya.

Dewasa ini sistem layanan publik kepada masyarakat haruslah terintegrasi dapat diakses secara realtime kapan saja dan dimana saja oleh siapapun, dukungan teknologi yang memungkinkan untuk itu adalah sistem informasi manajemen berbasis web, diakses melalui internet, bersifat multiplatform karena dijalankan oleh aplikasi browser dalam artian meski berbeda sistem operasinya  namun tetap bisa diakses oleh pengguna, tentunya dengan klasifikasi hak akses yang diberikan. Meski demikian persoalan keamanan perlu menjadi perhatian untuk bisa melindungi sistem yang dijalankan pada dua modus konfigurasi yaitu secara online dan offline.

Dalam pemanfaatan teknologi informasi. Para pegawai hendaknya juga diberikan pelatihan secara berkelanjutan agar dapat memproses tugasnya dengan memberdayakan media ICT, dengan demikian tidak diperlukan lagi tenaga khusus untuk pemeliharaaan dan biaya yang dikeluarkan pemerintah pun akan berkurang. Penting untuk pimpinan dan karyawan menyadari manfaat dari penggunaan IT. Anggapan bahwa pemanfaatan internet bagi pegawai terkesan mahal dan mengganggu harus dihilangkan. pegawaipun juga harus dilatih dan terbiasa untuk lebih kreatif dalam memanfaatkan bantuan media ICT, tugas harian pegawai tersebut harusnya bisa diselesaikan secara konpreherensif dan cepat karena internet bisa dijadikan alat untuk navigasi solusi efektif.

Masalah infrastruktur yang belum merata di seluruh daerah, tentu sebagian besar merupakan tanggung jawab pemerintah setempat. Namun untuk daerah-daerah yang sulit terjangkau oleh teknologi informasi, perlu diterapkan penggunaan alat-alat teknologi alternatif yang pada saat ini telah banyak ditemukan. Sehingga tidak perlu mengeluarkan biaya yang besar, agar dapat merasakan manfaat dan kemudahan yang diberikan oleh teknologi informasi.

 BAB III

PENUTUP

      A.    KESIMPULAN

Kondisi pemanfaatan IT pemerintahan pada saat ini masih terkesan semrawut dan sporadis, padahal secara teoritis, terdapat banyak manfaat dan kemudahan yang dapat dirasakan dengan pemanfaatan IT.  Bisa disimpulkan, pemanfaatan IT pemerintahan e-goevrnment belum optimal?  Hal ini disebabkan karena terdapat beberapa kendala. Kendala tersebut antara lain adalah kemampuan tingkat manajerial pemerintah yang sebagian besar tidak memiliki basis pengetahuan tentang teknologi informasi termasuk Internet, tidak adanya kesinambungan program saat ini dengan sebelumnya padalah dari sudut pandang efesiensi masih bisa di lanjutkan dengan melakukan peremajaan, kustomisasi tanpa perlu membuat program yang baru dimana substansi operasinya adalah sama dan perbedaannya sekedar istilah saja.